助成金の申請で困らないために！経営者が普段から整えておきたい労務管理5つのポイント
ameliore@syarousi「助成金を活用したいけれど、必要な書類がそろっていない」
「申請しようと思ったら、就業規則の整備が必要と言われた」
このような状況を防ぐためには、助成金を申請するときだけでなく、普段から労務管理を整えておくことが大切です。
助成金は、雇用環境の整備や従業員の待遇改善など、事業主が取り組むさまざまな活動を支援する制度です。
しかし、助成金の申請では、会社がどのような取り組みを行ったのかだけでなく、従業員の雇用状況や労働時間、賃金の支払い状況などを確認されることがあります。
そのため、日頃から労務管理を行っておくことが、助成金の活用を検討する際にも役立ちます。
今回は、助成金の申請で困らないために、経営者が普段から整えておきたい労務管理のポイントを5つご紹介します。
登場人物紹介
整体院オーナー
今後人を増やす予定。
人件費の増加に伴って最近知った
助成金について自社で使えるのか
気になっている。
通りすがりの社労士
人に関することで悩んでいる経営者の
心の声が聞こえるとか聞こえないとか…
1. 雇用契約書・労働条件通知書を整えておく
助成金ってものがあるって聞いたけど
うちの会社も申請できるのかな…
労務管理は整っていますか？
え？
どなたですか？！労務管理？
急に失礼いたしました。
通りすがりの社労士です。
助成金申請できるかなと悩まれていた
ようなので声掛けました。
え…💦
声に出てなかったはずなんですが…
あ…
まあ細かいことは気にせず行きましょう！
いきなりなんですけど、従業員を
雇用する際には、労働時間や賃金、
休日などの労働条件を
明示する必要があります。
その際に使用する労働条件通知書や
雇用契約書はありますか？
ほんとにいきなり来て
質問されてしまった。
まあ答えてみるか。
採用時に通知書みたいなものは
渡しています。
そうですか！
渡しているならよかったです。
ただ、このような内容を
確認していますか？
え？どんな項目ですか？
こんな項目です！
- 労働時間や休憩時間が
明確になっているか - 賃金や手当の内容が
明確になっているか - 休日や休暇について
記載されているか - 契約期間や契約更新のルールが
明確になっているか - 実際の働き方と書類の
内容が一致しているか
特に注意したいのが、採用時に作成した
書類の内容と、現在の働き方が
異なっているケースです。
ちなみに採用時に作成した
書類の内容と、現在の働き方が
異なっているケースとはどんなケース
がありますか？
例えば、採用時には週3日勤務だった
従業員が、現在は週5日勤務になっている場合
などです。
働き方が変わったときには、
労働条件の変更について適切に対応し、
必要な書類も見直しましょう。
書類を作成しているだけで安心せず、
実際の労働条件と一致している
ことが大切です。
なるほど
一度当時の通知書と
現状の働き方一致しているか
確認したいと思います。
2. 労働時間や賃金の記録を適切に管理する
助成金の申請では、従業員の
労働時間や賃金の支払い状況を確認するため、
出勤簿やタイムカード、賃金台帳などが
必要となる場合があります。
管理はできていますか？
おそらく出来ていると思うのですが…
どんなケースが想定されますか？
日頃から確認してもらいたい点は
以下のようなことです。
- 出勤簿やタイムカードなどで
労働時間を把握しているか - 賃金台帳を適切に作成しているか
- 実際の労働時間と記録にずれがないか
- 残業代や各種手当を
適切に支払っているか - 賃金の支払い状況を
確認できるようになっているか
例えば、タイムカードでは18時まで
勤務しているのに、出勤簿には17時までと
記載されている場合、実際の労働時間を
正確に把握できていない可能性があります。
なるほど
他にもありますか？
賃金台帳と給与明細の内容が
一致しているか確認することも重要です。
普段から正確な記録を残しておくことで、
助成金の申請時だけでなく、
労務トラブルの防止にもつながります。
なるほど…
この辺りのことは、出来ているとは
思うのですが、少し不安です…
自社の現状に少しでも
気になる点がございましたら
お気軽にご連絡ください。
自社の労働時間や賃金台帳などの管理について気になった方
アメリオレ社会保険労務士事務所にお任せください。
3. 雇用保険・社会保険の加入状況を確認する
次に確認していただきたいのが
保険についてです。
従業員を雇用している場合、
雇用保険や
社会保険の加入状況についても
確認しておきましょう。
雇用保険や社会保険は、
従業員の勤務時間や
勤務日数、事業所の
状況などによって
加入要件が異なります。
例えば、採用時には
短時間勤務だった従業員が、
勤務時間の増加によって
加入要件を満たすようになる
ケースもあります。
なるほど
どんな点に気を付けるべきですか？
このような場合には、
加入状況を見直す必要があります。
確認したいポイントは
次のとおりです。
- 雇用保険の加入要件を満たす
従業員が適切に加入しているか - 社会保険の加入要件を満たす
従業員が適切に加入しているか - 従業員の勤務時間や
勤務日数に変更がないか - 資格取得や資格喪失の
手続きが適切に行われているか
助成金によっては、雇用保険の
適用事業所であることや、
対象となる従業員が雇用保険に
加入していることなどが要件と
なる場合があります。
従業員の働き方が変わったときには、
保険の加入状況も確認しておきましょう。
なるほど
労働条件通知書と同じく
保険も従業員の働き方に
合わせていかないとですね
そうですね！
実態ベースで考えていきましょう！
4. 就業規則や社内ルールを実態に合わせて見直す
現状、社内でトラブルなど
困っていることはありませんか？
そうですね…
現状は平和に回ってますね。
（と思います。）
それは素晴らしいことですね。
従業員間のトラブルは解決も難しいですから。
ちなみに
今後従業員を増やす予定とかはありますか？
そうですね
考えてはいますね。
そうでしたか！
新しい従業員が入社すると
トラブルが起きる可能性があるんですけど
就業規則や社内ルールってありますか？
いやー
特にはないですね。
うちは少人数なんで必要ないかと
思ってました。
なるほど
ただ、今後従業員を
増員される予定ですと、一人ひとりの
働き方や雇用形態もさまざまになり、
口頭での説明だけでは社内のルールを
共有しきれないこともあります。
そのようなときに役立つのが、
就業規則です。
就業規則には、会社で働くうえでの
基本的なルールを定めることができます。
ちなみにどんなことが
決められるますか？
例えば、次のような内容です。
- 始業・終業時刻や休憩時間
- 休日や休暇
- 賃金や手当
- 退職に関するルール
- 正社員と非正規雇用労働者の区分
- 正社員への転換制度
就業規則を整えておくことで、
会社と従業員が共通のルールを確認でき、
労務トラブルの防止にもつながります。
なるほど
確かに労務トラブルは避けたいですね。
ただ費用かかりますよね？
そうですね。
ただうちの事務所では
助成金と組み合わせたりすることで
費用を抑えることが出来る可能性が
あります。
（助成金の要件に該当しない
可能性もあります）
就業規則確かにあると便利ですよね。
助成金と組み合わせてコストが下がるのは
助かりますね！
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5. 助成金の活用を考えたら、取り組みを始める前に確認する
助成金の活用を検討する際に、
特に注意したいのが取り組みを
実施するタイミングです。
実施するタイミングですか？
はい。
助成金によっては、取り組みを始める前に
計画書の提出や認定などが
必要となる場合があります。
例えば、次のような取り組みです。
- 従業員を正社員に転換する
- 賃金を引き上げる
- 職業訓練を実施する
- 新たな設備を導入する
- 定年制度や継続雇用制度を見直す
助成金によって必要な手続きや
申請のタイミングは異なります。
そのため、取り組みを始める前に、
対象となる助成金の要件や
必要な手続きを確認しておきましょう。
いろいろと取り組む内容は
あるんですね。
はい。
他の助成金については
過去の記事をご覧ください！
読んでみます！
「取り組みを実施した後に
助成金のことを知った」
という場合、制度によっては
対象にならないこともあります。
助成金の活用を考えたら、
早めに情報を確認することが大切です。
助成金の申請で困らないための労務管理チェックリスト
ここまでご紹介した5つのポイントを、
簡単なチェックリストにまとめました。
普段の労務管理を振り返る際に、
ぜひ活用してみてください。
雇用契約書・労働条件通知書
□ 従業員の労働条件を明示している
□ 実際の働き方と書類の内容が一致している
労働時間・賃金の管理
□ 労働時間を適切に把握している
□ 賃金台帳や出勤簿を適切に作成している
□ 賃金や残業代を適切に支払っている
雇用保険・社会保険
□ 従業員の加入状況を確認している
□ 勤務時間や勤務日数の変更に応じて見直している
就業規則・社内ルール
□ 就業規則や社内ルールを整備している
□ 実際の働き方とルールが一致している
助成金の活用
□ 活用したい助成金の要件を確認している
□ 取り組みを始める前に必要な手続きを確認している
なるほど
確認事項が結構ありますね！
助成金も活用したいので
自社の中身を見直したいと思います！
そうですね。
助成金に限らず労務環境を
見直すきっかけにもしてもらえれば
と思います。
わかりました！
わからないことがあれば
また聞いてもいいですか？
ぜひぜひ！
お気軽にご相談ください！
うちの会社は助成金受けれる状態なのか気になった方
アメリオレ社会保険労務士事務所にご相談ください。まずはお話を聞かせてください。
最後に
労務管理を整えることは、会社の成長にもつながります
助成金は、会社の取り組みを支援する制度です。
しかし、助成金を受給することだけが目的になってしまうと、本来大切にしたい職場づくりがおろそかになってしまうこともあります。
雇用契約書を整えること、労働時間を適切に管理すること、従業員が安心して働けるルールを作ること。
こうした日々の労務管理は、従業員との信頼関係を築き、会社を成長させていくための土台になります。
「労務管理を整えたいけれど、何から始めればよいか分からない」
「助成金を活用できるか知りたい」
「今の雇用契約書や就業規則に問題がないか確認したい」
このようなお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。
群馬県で事業を営む経営者の皆さまが、安心して従業員を雇用し、働きやすい職場づくりを進められるよう、社会保険労務士としてサポートいたします。
制度の前に、まずは経営者の皆さまのお話をお聞かせください。
※本記事は一般的な情報を紹介するものです。助成金の支給要件や必要な手続きは、制度や年度によって異なります。実際に申請を検討する際には、最新の支給要領等をご確認いただくか、事務所までご連絡ください。
うちの会社は助成金を受けれる状態なのか気になった方
アメリオレ社会保険労務士事務所にご相談ください。まずはお話を聞かせてください。
ここまで読んでいただきありがとうございました！
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